מסמך נכנס פעם אחת.ההקשר נשאר איתו.

מה חייב להישמר ברגע הקליטה

מסמך שימושי מתחיל בראיה שאפשר לחזור אליה. בלי מקור, כל שדה הופך לטענה שקשה לבדוק.

• קובץ המקור או צילום קריא, עם שם קובץ שאינו משמש כמקור האמת היחיד
• זמן קליטה, העסק הפעיל והמשתמש שהעלה
• סטטוס ראשוני שמבהיר שהמסמך עדיין לא אושר
• הפרדה בין תוכן שזוהה אוטומטית לבין מידע שהמשתמש הזין

רצף בדיקה שאפשר ללמד צוות

1. 1

   קריאות

   פותחים את המקור ובודקים שהתאריך, הספק, הסכום והמספר אינם חתוכים או מטושטשים.

2. 2

   זיהוי

   משווים כל שדה חשוב למיקום שממנו נקרא; confidence לבדו אינו אישור.

3. 3

   כפילות

   מחפשים התאמה לפי ספק, תאריך, סכום ומספר מסמך לפני יצירת רשומה חדשה.

4. 4

   הקשר

   מחברים לעסק, ללקוח, לעבודה או למטרה הנכונה ולא משאירים את ההקשר בהערה חופשית.

5. 5

   אישור

   מי שמוסמך רואה את המקור, את השינויים ואת הסטטוס לפני שמירה או פעולה רגישה.

המדדים שכדאי לאסוף

המדדים נועדו למצוא את נקודת החיכוך, לא להעניש את מי שמתקן.

• זמן מקליטה עד סקירה ראשונה
• מספר שדות שתוקנו לפני אישור
• שיעור כפילויות שנעצרו לפני שמירה
• מסמכים שנשארו ללא לקוח או עבודה
• פעולות שבוצעו ללא אישור — היעד הוא אפס