מדיניות פרטיות

1. זהות המפעיל והיקף המדיניות

1.1 מדיניות זו מתארת את עיבוד המידע האישי במסגרת האתר, פורטל העסק והיישומים של Invoice Master AI (״השירות״). השירות מופעל בידי העסק הפועל בשם אינבויס מאסטר איי איי, עוסק יחיד במעמד עוסק פטור, מספר עוסק 324844471 (״המפעיל״, ״אנו״). כתובת למסירת הודעות: אריאל שרון 36, נתיבות, ישראל; אין בכתובת זו קבלת קהל. לפניות בענייני פרטיות: moshebav2@gmail.com.

1.2 ״מידע אישי״ הוא מידע על אדם מזוהה או שניתן לזהותו, לרבות מידע הכלול במסמך עסקי שהועלה לשירות. המדיניות חלה על מבקרי האתר, בעלי חשבון ומורשיהם, וכן על מידע שהעסקים המשתמשים בשירות מוסרים על לקוחות, ספקים ואנשים אחרים.

1.3 תנאי השימוש מסדירים את הזכות להשתמש בשירות; מדיניות זו מסבירה אילו נתונים מעובדים, מדוע, למי הם נמסרים וכיצד ניתן לפנות בקשר אליהם. הצגת מדיניות זו אינה מחליפה הודעת איסוף ממוקדת שתוצג בעת פעולה מסוימת אם הדין דורש זאת.

2. חלוקת האחריות למידע

2.1 ביחס לפרטי חשבון, אימות, אבטחה, תמיכה וניהול השירות, המפעיל קובע את מטרות העיבוד המפורטות במדיניות זו. ביחס למידע על לקוחות, עובדים או ספקים שהעסק בוחר להזין למסמכיו ולתהליכיו, העסק קובע בדרך כלל את זהות האנשים, סוג המידע והמטרה העסקית, והמפעיל מעבד את המידע לשם מתן השירות והוראות העסק המורשה.

2.2 החלוקה בפועל עשויה להשתנות לפי סוג הפעולה והוראות הדין. העסק אחראי למסור לאנשים שמידע עליהם הועלה את המידע וההודעות הנדרשים ממנו, ולהבטיח שיש לו סמכות להשתמש במידע לצורך הפעולה. פנייה של אדם שאינו בעל חשבון תטופל לפי סעיף 13; כשמדובר במידע שהעסק העלה, ייתכן שנידרש לתאם עמו את הטיפול.

3. סוגי המידע שאנו מעבדים

3.1 פרטי חשבון וזהות. שם, כתובת דואר אלקטרוני, אמצעי קשר שנמסרו, מזהי התחברות, אמצעי אימות, מועדי התחברות, פרטי משתמש ותפקיד, פרטי הסכמה למסמכים המשפטיים ואירועים הנדרשים לבירור שימוש לא מורשה.

3.2 פרטי עסק והרשאות. שם העסק, פרטי רישום ומס שנמסרו לצורך הקמתו או הפקת מסמכים, כתובת, פרטי קשר, תחום פעילות, הגדרות מסמכים, חברות בצוות, הרשאות וחיבורים לגורם מקצועי, ככל שהופעלו. חלק מהפרטים עשויים להיות חיוניים להפקת מסמך מסוים או לקיום חובה החלה על העסק.

3.3 תוכן עסקי. נתוני לקוחות וספקים, עבודות, הצעות, מסמכים, שורות מסמך, קבצים והוצאות, וכן פרטי צדדים שלישיים שהעסק בחר להזין. אנו איננו קובעים מראש אילו פרטים אישיים יכלול כל מסמך שמעלה העסק; יש להימנע מהזנת מידע שאינו דרוש.

3.4 תקשורת ובינה מלאכותית. תוכן פניות לתמיכה, הודעות למאסטר, תגובותיו, קבצים שנשלחו לעיבוד והקשר עסקי שהמשתמש מורשה לראות ושנדרש למענה. אם יכולת מסוימת מבצעת פעולה בחשבון, עשויים להישמר גם פרטי הבקשה, האישורים ותוצאת הפעולה לשם תפעול, אבטחה ובירור.

3.5 נתונים טכניים. כתובת IP, סוג מכשיר ודפדפן, גרסת יישום, מזהי סשן, נתוני תעבורה, זמני בקשה, אירועי שגיאה ואבטחה, ומידע שימוש מוגבל באתר. מידע על אמצעי תשלום אינו נדרש לניסיון החינמי המתואר בתנאי השימוש; אם תופעל בעתיד רכישה בתשלום, יימסר גילוי מעודכן לפני איסוף מידע לצורך חיוב.

4. מקורות המידע והצורך במסירתו

4.1 מידע מגיע מן האדם הנרשם או הפונה אלינו, ממשתמש מורשה בעסק, מתוכן וקבצים שהועלו, מפעולות שבוצעו בשירות, ממכשיר המשתמש ומספק כניסה שבחר המשתמש, כגון Apple או Google. חיבור חיצוני שייבחר ויופעל עשוי למסור מידע נוסף בהתאם להרשאה שניתנה לו.

4.2 אין חובה כללית להשתמש בשירות או למסור לנו מידע אישי. עם זאת, בלי פרטי החשבון והאימות הנדרשים לא ניתן לפתוח חשבון או לבצע פעולה המחייבת זיהוי; בלי פרטים הדרושים למסמך מסוים לא ניתן בהכרח להכינו או להפיקו; ובלי תוכן שיחה או קובץ לא ניתן לספק את יכולת העיבוד המתאימה. המשתמש יכול להימנע מהעלאת קובץ או משימוש במאסטר אם אינו מעוניין בעיבוד הכרוך בכך.

5. מטרות העיבוד

5.1 אנו מעבדים מידע כדי ליצור ולנהל חשבון ועסק; לאמת זהות וסמכות; ליישם הרשאות; להציג, לשמור ולהפיק תוכן ומסמכים על פי בקשת משתמש מורשה; לספק תמיכה; למסור הודעות שירות; לטפל בתקלות; לאבטח את המערכת ולמנוע שימוש לרעה; לקיים חובות שמירה ודיווח; ולברר בקשות פרטיות ומחלוקות.

5.2 נתוני תפעול ומדידה מוגבלים משמשים גם לבדיקת תקינות השירות ולהבנת שימוש כללי באתר לצורך שיפורו. לא נשתמש במידע עסקי שהוזן לצורך מטרה חדשה שאינה תואמת את מטרת איסופו רק משום שהוא מצוי במערכת; שינוי מהותי במטרה ילווה בגילוי מתאים ובהסכמה כאשר היא נדרשת.

6. גישה בתוך העסק ובידי גורם מקצועי

6.1 גישת חברי צוות, בעלי העסק וגורמים מקצועיים למידע נעשית לפי התפקיד וההרשאות שהוקנו להם לעסק המסוים. חיבור רואה חשבון או גורם מקצועי אינו מקנה לו גישה אוטומטית לכל עסק של בעל החשבון. בעל סמכות בעסק אחראי לבדוק את ההרשאות שהעניק ולבטלן כשאינן דרושות.

6.2 מידע של עסק אחד אינו מיועד להיות גלוי לעסק אחר רק משום שאותו אדם משתמש בשניהם. גישת גורמים מטעם המפעיל לצורכי תפעול, אבטחה או תמיכה תוגבל לצורך ולסמכות הרלוונטיים; פעולות רגישות עשויות להירשם לביקורת. אין למשתמש הרשאה להעביר פרטי התחברות כדי לעקוף מנגנון זה.

7. ספקי שירות ומקבלי מידע

7.1 לצורך הפעולות המפורטות במדיניות זו אנו נעזרים בספקים הבאים, בהתאם ליכולת שבה נעשה שימוש: Google Cloud לאירוח השרת, מסד הנתונים והקבצים; Cloudflare להגשת האתר והפורטל ולהגנת התעבורה; Resend למסירת דואר אלקטרוני של השירות; OpenAI להפקת מענה של מאסטר וגם לחילוץ שדות מטקסט OCR של הוצאות, כאשר יכולת החילוץ באמצעות AI מופעלת; Google Cloud Vision לזיהוי טקסט מקובץ הוצאה כאשר מופעל OCR; ו־Apple Push Notification service (APNs) למסירת התראות למכשירי Apple כאשר שליחת ההתראות מופעלת. אם המשתמש בוחר להיכנס באמצעות Apple או Google, ספק הזהות שנבחר משתתף בתהליך הכניסה.

7.2 למפעילי התשתית עשויים להימסר נתוני חשבון, תוכן עסקי, קבצים ונתוני תעבורה הנדרשים לאירוח ולהגנה. ל־Resend נמסרים כתובת הנמען ותוכן הודעת השירות הנשלחת. ל־OpenAI נמסרים הבקשה וההקשר שנדרש למענה, שעשוי לכלול מידע אישי או עסקי שהמשתמש מורשה לראות; כאשר מופעל חילוץ שדות באמצעות AI, נמסרים גם טקסט שחולץ ממסמך ההוצאה ומידע מתוכו לצורך הצעת השדות. ל־Google Cloud Vision נמסר הקובץ שנבחר לעיבוד OCR. כאשר נשלחת התראה באמצעות APNs, נמסרים ל־Apple מזהה ההתראות של המכשיר ותוכן ההתראה. לספק הכניסה נמסר מידע הנדרש לאימות בהתאם למסלול שבחר המשתמש.

7.3 מידע עשוי להימסר גם לנמען מסמך או הודעה שהעסק בחר לשלוח, לגורם מקצועי שהעסק הסמיך, או לרשות מוסמכת כאשר קיימת חובה חוקית או דרישה תקפה לפי דין. ככל שיהיה צורך להגן על זכויות או לברר הפרה, מסירת מידע תוגבל להיקף הנדרש ובכפוף לדין. המפעיל אינו מוכר מאגרי מידע אישי על לקוחות העסק.

7.4 רשימת הספקים משקפת את השירותים שזוהו במימוש במועד עריכת גרסה זו. שינוי מהותי בספק או במטרת המסירה יעודכן במדיניות לפני השימוש החדש ככל שנדרש. הצגת ספק בהקשר של יכולת מסוימת אינה מלמדת שכל משתמש הפעיל אותה.

8. עיבוד במאסטר ובפעולות AI

8.1 בעת הפעלת מאסטר, בקשת המשתמש וההקשר הדרוש למענה נשלחים מן השרת לספק הבינה המלאכותית. השירות עשוי לבחור מידע מתוך העסק שהמשתמש מורשה לראות, לפי סוג הבקשה. תגובה עשויה להיות שגויה; יש לבדוק אותה בטרם שימוש. אין להזין לשיחה מידע רגיש או מידע של צד שלישי מעבר לנדרש.

8.2 שיחה במאסטר אינה כשלעצמה פעולה מחייבת במסמכי העסק. ככל שתופעל יכולת לבצע פעולה, יישמרו הפרטים הדרושים להרשאה, לאישור, לביצוע ולבירור הפעולה. היקף שימור השיחות, נתוני הבקשה, זיכרון AI ולוגי הפעולה אינו זהה בהכרח, והוא כפוף לקריטריונים שבסעיף 12.

8.3 תנאי שמירת בקשות ותוצרי AI אצל הספק, מיקום עיבודם ושימוש משני בהם תלויים בהסכמי הספק ובהגדרות חשבון השירות. אין במדיניות זו התחייבות לאי־שמירה, לאי־שימוש לשיפור מודלי הספק או למחיקה בתוך פרק זמן מסוים שלא אומת בהסכמים ובהגדרות בפועל.

8.4 כאשר מופעל חילוץ שדות הוצאה באמצעות AI, טקסט שזוהה במסמך ומידע מתוכו מעובדים לצורך הצעת פרטי ההוצאה. חילוץ זה הוא פעולה נפרדת משיחה במאסטר. השדות המוצעים עשויים להיות שגויים או חסרים ויש לבדוק אותם מול המסמך המקורי לפני אישור ההוצאה; תוצאת החילוץ אינה אישור חשבונאי או מסמך שהופק.

9. עוגיות, מדידה והודעות

9.1 הפורטל משתמש בעוגיות ובאמצעי סשן הנדרשים להתחברות ולהגנה על החשבון. באתר הציבורי נשמר ב־sessionStorage מזהה ביקור אקראי ונתוני הגעה מוגבלים, כגון מקור הגעה ופרמטרי קמפיין אם נמסרו. בערוץ המדידה הישיר של האתר עשויים להירשם אירועי צפייה, לחיצה, הרשמה והקמת עסק, ללא שם, כתובת דוא״ל, תוכן שדה או תוכן מסמך במסגרת האירוע השיווקי.

9.2 קלט בכלי חישוב וצ׳קליסטים באתר אינו נשלח לשרת מעצם השימוש בכלי, לפי המימוש שנבדק בעת עריכת נוסח זה. טופס הרשמה, כניסה או פעולה בחשבון כן מעבירים את הנתונים הדרושים לביצוע הפעולה. חסימת עוגיות חיוניות בדפדפן עשויה למנוע כניסה או פעולה תקינה בפורטל.

9.3 הודעות הנוגעות לחשבון, לאבטחה ולפעולות שבוצעו הן הודעות שירות. דיוור שיווקי וכלי מדידה או פרסום חוצי־אתרים אינם חלק מן הפעילות המתוארת בנוסח זה. לפני הפעלתם יינתן גילוי מתאים ויוסדרו הבחירות הנדרשות לפי דין.

10. עיבוד מחוץ לישראל

10.1 גם כאשר רכיבי אחסון מרכזיים מוגדרים באזור תשתית בישראל, תעבורה, אימות, דואר אלקטרוני, AI, OCR, תמיכה או לוגים עשויים להיות מעובדים בידי ספקים מחוץ לישראל. מיקום ספק יחיד אינו מלמד שכל המידע נשמר או מעובד בישראל בלבד.

10.2 העברת מידע אל מחוץ לישראל תיעשה לצורכי השירות המתוארים כאן, בכפוף להסדרים החלים עם הספק ולהוראות הדין.

11. אבטחת מידע ואירועים

11.1 אנו מפעילים בקרות אימות והרשאות, הפרדה בין עסקים ואמצעי הגנה על תקשורת וקבצים, וכן בוחנים אירועי אבטחה לפי חומרתם. גישה למידע לצורכי תמיכה או בירור תקלה תוגבל לצורך ולסמכות. אין מערכת מקוונת החסינה לחלוטין מפני שיבוש או גישה בלתי מורשית.

11.2 משתמש שהתעורר אצלו חשש לפגיעה בחשבון או לחשיפת מידע מתבקש לפנות ללא דיחוי ל־moshebav2@gmail.com ולשמור על אמצעי ההתחברות שלו. במקרה של אירוע אבטחה נפעל לברר, לצמצם ולדווח עליו בהתאם לחובות החלות ולנסיבות האירוע.

12. שמירה, ייצוא ומחיקה

12.1 מידע חשבון ועסק נשמר במשך השימוש בשירות ולמשך הזמן הנדרש לאחריו למטרות שלשמן נאסף, לקיום חובות דין, לבירור מחלוקות ולאבטחה. תקופת השמירה נקבעת לפי סוג המידע והפעולה: פרטי חשבון פעיל, תוכן עסקי, מסמכים חשבונאיים, רישומי הסכמה, לוגי ביקורת, שיחות AI, פניות תמיכה וגיבויים אינם כפופים בהכרח לאותו מועד מחיקה.

12.2 בבקשת סגירת חשבון שתאושר, הגישה תבוטל ופרטים מסוימים בפרופיל יעברו אנונימיזציה; אמצעי אימות מסוימים יימחקו. מסמכים חשבונאיים, ראיות הסכמה ולוגי ביקורת עשויים להמשיך להישמר כאשר הדין או צורך משפטי לגיטימי מחייבים זאת. מדיניות השירות הנוכחית מחזיקה לוגי ביקורת לפחות 12 חודשים; אין בכך קביעה של תקופת שמירה מרבית לכל סוג לוג.

12.3 בעל עסק או מורשה מתאים יכולים להשתמש באפשרויות ייצוא נתוני העסק הזמינות להם לפני סגירה. אין כיום התחייבות לארכיון מאוחד של כל החשבון. מידע שנשמר בגיבויים עשוי להימחק רק עם החלפת הגיבוי במחזורו, בכפוף לחובת שמירה או להקפאה הנדרשת כדין. סגירת חשבון אינה הבטחה למחיקה מיידית מכל מערכת או מכל עותק.

12.4 בקשת מחיקה או צמצום שמירה תיבחן לפי זהות המבקש, סמכותו, סוג המידע, זכויות של אחרים והחובות החלות. מידע שאינו דרוש עוד יטופל לפי תהליך השמירה והמחיקה החל עליו.

12.5 בקשת מחיקת חשבון שנשלחה במסלול הבקשה בשירות נשמרת עם מזהה בקשה, מועד קבלה, מצב הטיפול ואירועים הנדרשים לבירור ולמעקב. הקבלה מאשרת קבלת בקשת טיפול בלבד; היא אינה מפעילה מחיקה אוטומטית ואינה מאשרת שכל המידע נמחק. הטיפול עשוי לכלול אימות זהות וסמכות, הסדרת בעלות בעסק ובחינה של המידע הניתן למחיקה ושל המידע שיש לשמר. בקבלה ובמעקב יוצגו מצב הטיפול ופעולות נדרשות ככל שהן זמינות. ביטול גישה לחשבון, טיפול בחלק מהמידע וטיפול אצל ספקים או בגיבויים הם שלבים נפרדים.

13. זכויות אדם במידע ובקשות פרטיות

13.1 אדם המבקש לעיין במידע אישי עליו, לתקנו אם הוא שגוי, לא שלם, לא ברור או לא מעודכן, או לבקש פעולה אחרת המוקנית לו בדין, רשאי לפנות אל moshebav2@gmail.com גם אם אין לו חשבון בשירות. מומלץ לציין דרך חזרה ונושא הבקשה, אך אין לצרף מראש צילום תעודת זהות או מידע רגיש שלא התבקש. בעל חשבון יכול גם להגיש בקשת מחיקת חשבון במסלול הייעודי בשירות, כאשר הוא זמין, ולעיין בקבלה ובמצב הטיפול. פנייה בדואר אלקטרוני נשארת זמינה גם כשאין גישה לחשבון או כשמבוקשת פעולה אחרת במידע.

13.2 נאשר קבלת פנייה בתוך שני ימי עסקים. הטיפול המהותי ייעשה לפי הדין, סוג הבקשה והצורך באימות זהות או סמכות; אישור קבלה אינו החלטה בבקשה. אם הפנייה נוגעת למידע שהעלה עסק, נתאם עמו את הטיפול או נבהיר לפונה כיצד להגיע לגורם שקבע את מטרת העיבוד, ככל שהדבר מתאים לדין ולנסיבות.

13.3 הזכות לבקש מחיקה אינה מבטיחה מחיקה של מסמך או רשומה שחלה עליהם חובת שמירה, או של מידע שיש לשמר לשם הגנה על זכויות של אחרים. אם לא ניתן להיענות לבקשה במלואה, נבהיר לפונה את ההחלטה במידה שהדין מאפשר.

14. קטינים, אתרים אחרים ושינויים

14.1 השירות מיועד לניהול פעילות עסקית בידי בגירים ואינו מיועד לפתיחת חשבון בידי קטינים. אם נודע לנו על חשבון שנפתח בידי קטין ללא סמכות, נבחן את הטיפול הנדרש בנסיבות ובהתאם לדין.

14.2 קישור לאתר או לשירות חיצוני אינו הופך אותו לחלק משירות המפעיל. השימוש בו כפוף למדיניותו ולתנאיו, ויש לעיין בהם לפני מסירת מידע ישירה לאותו גורם.

14.3 לכל גרסה של מדיניות זו יוצגו תאריך ומזהה גרסה. שינוי מהותי במטרות עיבוד, בסוגי מידע או במסירה לגורם אחר ילווה בהודעה מתאימה, ובהסכמה חדשה אם היא נדרשת. לגרסאות קודמות ולהבהרות אפשר לפנות לכתובת שבסעיף 1.1.